Toda vez que um perito sai do escritório para atuar em campo, um pequeno desafio acompanha: como saber, de fato, para onde vai cada centavo gasto durante o trabalho? Entre deslocamentos, hospedagens, refeições, materiais e até imprevistos, a gestão dessas despesas pode parecer uma tarefa simples. Na prática, não é bem assim.

Gasto sem controle é lucro que escapa.

Essa frase, de certa forma, ronda todo perito experiente. Às vezes, um pequeno deslize num recibo, num reembolso tardio ou no uso da verba pode transformar uma perícia lucrativa numa fonte de dor de cabeça — e, quem sabe, até prejuízo.

Por que controlar os gastos em campo?

O campo apresenta surpresas. Aquela viagem que parecia rápida pode se estender com hospedagem extra. Uma manutenção inesperada no veículo, jantares que passam do orçamento, ou aquele pedágio que não estava nos cálculos. Cada detalhe importa.

• Evitar prejuízos por gastos não previstos
• Dar transparência ao processo, seja para o cliente ou para a justiça
• Melhorar o planejamento de futuras perícias
• Ajudar na precificação correta dos honorários

Talvez o mais importante: saber exatamente para onde o dinheiro está indo, sem ficar refém de lembranças vagas ou anotações perdidas.

Mapeando todas as despesas: o que entra na conta?

A gestão começa antes mesmo de sair de casa. Preparar-se para anotar cada gasto pode evitar omissões e garantir que nada se perca.

• Aqui vão os principais tipos de despesas que podem aparecer em perícias externas:Transporte (passagens, combustível, estacionamento, pedágios, aplicativos)
• Hospedagem (diárias, taxas, alimentação acoplada)
• Alimentação (café, almoço, jantar, lanches)
• Materiais e equipamentos (impressos, EPI’s, ferramentas específicas)
• Comunicação (ligações, internet, cópias de laudo em papel)
• Imprevistos (uma chuva, uma diária extra, um reparo urgente)

Se algum gasto passa despercebido, o controle financeiro se enfraquece. Afinal, já aconteceu com quase todo mundo — aquele recibo menor deixado no fundo da mochila acaba fazendo falta no fechamento do mês.

Antes de partir: organização é metade do caminho

Partir para o campo sem um mínimo planejamento pode sair caro de diversas formas. Alguns passos simples ajudam bastante, mesmo se o tempo for apertado.

1. Elabore uma planilha de previsão de gastosLance valores estimados para cada categoria. Não precisa ser perfeito, basta ser realista.
2. Defina limites por tipo de despesaEvite gastos impulsivos usando tetos já definidos.
3. Separe recursos financeirosCartão pré-pago, vale-refeição, dinheiro em espécie ou transferências separadas. Evite misturar com conta pessoal.
4. Tenha um check-list das despesas a registrarSabe aquele papelzinho do pedágio? Não esqueça de guardar!

Um bom controle começa antes da viagem.

Anotando e registrando os gastos no dia a dia

Agora é o campo de batalha. No calor da rotina, fica fácil esquecer de registrar pequenas despesas. Solução? Deixar sempre à mão um método prático, seja digital ou não.

• Use um app de notas ou planilha no celular para lançamentos instantâneos
• Anexe fotos dos recibos — provas são valiosas na prestação de contas
• Prefere papel? Um caderno exclusivo para perícia ajuda. Só evite anotar “depois”, porque quase nunca funciona
• No retorno, transfira tudo para o sistema principal: planilha digital, sistema contábil ou software específico de gestão

Eu já vi colegas que preferem guardar todos os recibos e só registrar depois. Pode funcionar, mas talvez nem sempre. O hábito de registrar imediatamente é o mais seguro para evitar brechas e esquecimentos.

Como separar gastos pessoais e profissionais

Esse é um dos pontos mais polêmicos e, sem exagerar, talvez um dos maiores motivos de desorganização no controle de despesas em campo. Basta confundir um almoço da perícia com um passeio pessoal para bagunçar toda prestação de contas.

• Abra uma conta bancária exclusiva ou use cartão diferente para as despesas de perícia
• Evite pagar gastos pessoais com o dinheiro destinado ao trabalho, por menor que seja
• No caso de despesas conjuntas (ex: hospedagem para peritos e acompanhantes), divida os valores proporcionalmente no momento do registro

Misturar contas é convite para confusão.

Despesas reembolsáveis x despesas próprias

Em muitos casos, parte dos custos será reembolsada pelo cliente, parte não. Mas você só terá domínio sobre isso se registrar desde o início o que entra em cada categoria.

• Como distinguir?Verifique o contrato ou termo de referência da perícia
• Liste o que está previsto para reembolso (normalmente transporte, hospedagem, alimentação com limite, materiais…)
• O que foge disso entra como despesa do próprio perito

No fechamento, somar precisamente o que deve ser cobrado facilita a prestação de contas e reduz desgastes e dúvidas com o contratante.

Ferramentas que podem ajudar de verdade

Hoje em dia, há recursos digitais que vão além das simples planilhas. Aplicativos têm se tornado aliados daqueles que querem um pouco mais de precisão ou automação, ajudando até a quem tem certa relutância com tecnologia.

• Apps de finanças (exemplo: Mobills, Organizze, GuiaBolso)
• Planilhas no Google Sheets (acesso via celular e para compartilhar com equipes)
• Apps de digitalização, para guardar recibos na nuvem (por exemplo, CamScanner)
• Plataformas completas de gestão pericial que integram finanças, agenda e relatórios

Para entender mais sobre automação e como ela pode transformar a gestão pericial, vale conferir como a inteligência artificial pode ser aliada nessas tarefas e tipos de ferramentas que promovem melhoria contínua no setor.

Prestação de contas e relatórios: simplifique o fechamento

Registrar é o primeiro passo. O fechamento bem-feito é o que entrega clareza tanto para o perito quanto para o contratante. Com um relatório de despesas detalhado, transparente e bem organizado, eventuais impasses no reembolso e até em questões fiscais tendem a desaparecer.

1. Organize as despesas em categorias
2. Anexe ou relacione os comprovantes (fotos ou digitais mesmo)
3. Destaque gastos não previstos ou fora do contrato
4. Envie ao cliente ou contador, junto com o laudo ou documento final

Prestação de contas clara. Sem ruído. Sem stress.

Para quem gerencia equipes, acompanhar despesas de vários membros pode ser ainda mais delicado. Neste caso, conferir orientações sobre gestão de equipes periciais pode trazer mais segurança e padronização ao processo de fechamento das contas.

Errar faz parte, mas melhorar é escolha

Nenhum perito nasce sabendo controlar gastos em campo. Faz parte errar, perder recibos e, algumas vezes, perceber que gastou mais do que deveria. É o tipo de aprendizado que acontece na prática. O fundamental, acredito, é não repetir o erro.

Ajuste seu método sempre que notar um problema recorrente. Se a equipe cresce, reveja processos. Se o volume financeiro aumenta, vale buscar soluções mais robustas. O importante é fazer o básico bem-feito e adaptar conforme surgem desafios novos.

Integrando gestão financeira com planejamento das perícias

Programar o lado financeiro junto com o planejamento geral da perícia é bem mais eficiente do que tratar cada coisa separadamente. Se possível, alinhe o cronograma com o caixa disponível, escolha opções de locomoção mais vantajosas e antecipe gastos para evitar surpresas desagradáveis.

Pode parecer simples, mas esse alinhamento faz diferença nos resultados e evita aquela sensação de correr atrás do prejuízo. Quem deseja se aprofundar nesse assunto pode buscar dicas práticas para melhorar a gestão financeira em perícias e implementar melhorias operacionais que também impactam os custos.

Conclusão: clareza financeira no campo é questão de hábito

A gestão das despesas em campo para perícias externas não é um bicho de sete cabeças, mas exige disciplina. O segredo, talvez, seja criar um sistema que caiba na sua rotina — seja uma planilha rápida, um aplicativo ou a tradicional cadernetinha. O que não pode é perder de vista, nem por um instante, que cada recibo não registrado é dinheiro indo embora.

No fim, controlar gastos é poder manter o foco na perícia, não nas contas.

Pode parecer detalhe pequeno, mas é justamente nesses detalhes que mora a diferença entre um profissional organizado e alguém sempre apagando incêndios. O campo é cheio de variáveis, o controle financeiro é uma das poucas que estão 100% na sua mão. E aí, vai deixar para depois?