A inadimplência — aquele atraso ou mesmo a falta de pagamento — é um problema que tira o sono de peritos e escritórios de perícia técnica em todo o Brasil. Falar nisso pode até soar repetitivo, mas quem já precisou cobrar um cliente entende que não é algo só de números. É pessoal, é desgastante, e, na maior parte das vezes, começa muito antes do atraso bater à porta.

Por que a inadimplência acontece?

Antes de pensar em soluções, é bom entender por que ela aparece. Pode ser por desorganização financeira do cliente, falhas em processos internos, contratos pouco claros ou, simplesmente, cultura de deixar tudo para depois.

Já ouvi histórias de colegas que, acreditando em relações de confiança, acabam flexibilizando de mais. Resultado? Decepção e prejuízo.

Contrato mal feito é convite ao calote.

E, claro, tem outro ponto: o volume de demandas. Quanto mais perícias, maior a chance de um ou outro pagamento escorregar pela rotina corrida.

Organização começa no contrato

Parece óbvio, mas muitos tropeçam no básico. Um contrato de perícia técnica bem elaborado é o primeiro filtro contra inadimplentes. Ele precisa ser simples, direto, com todas as condições descritas:

• Valores exatos e formas de pagamento
• Prazos, datas e multas
• O que acontece em caso de atraso
• Possibilidade de suspensão dos serviços

Tem gente que acha agressivo falar em multa logo de cara. Mas, na prática, o contrato serve não só para proteger, mas também para educar o cliente. Mostra que há responsabilidade de ambos os lados. Se precisar, vale conversar com advogados especializados e revisar modelos com frequência.

A importância de processos bem definidos

Ter processos claros evita que tarefas se percam. Isso significa definir quem faz a gestão dos contratos, quem acompanha os pagamentos e como as cobranças são feitas.

Tudo que vira rotina, escapa do improviso.

Muitos se perdem na desorganização. Notas fiscais emitidas no susto, controles em planilhas desatualizadas, lembretes de cobrança esquecidos. Erros pequenos, que vão se acumulando.

Uma gestão financeira estruturada, inclusive, ajuda bastante. Para quem busca aprofundar em como melhorar a gestão financeira em perícias judiciais, vale conferir este outro conteúdo que traz ótimas práticas.

Estratégias práticas para evitar atrasos

• Sinal e parcelamento inteligente: Divida os valores por etapas. Por exemplo, um valor no início, outro na entrega do laudo, e um final após apresentação. Assim, o risco não fica todo no fim.
• Emissão de boletos automáticos: Quanto menos atrito para o cliente, melhor. Não dependa de lembretes manuais.
• Cobrança proativa (e educada): Lembre o cliente do vencimento antes da data. E, caso atrase, entre em contato rapidamente, mas com cordialidade.
• Comunicação clara: Use linguagem simples, direta, sem formalidades exageradas. Evite dúvidas sobre prazos e valores.
• Controle das despesas do cliente: Se possível, avalie a condição financeira antes de fechar. Histórico de atrasos, tamanho da empresa, processos judiciais abertos, etc.

Talvez parece muito trabalho, mas com organização se torna natural. Diga-se, a implementação de métodos para eficiência operacional em empresas de perícia pode reduzir muitos problemas, como discutido em outro artigo prático.

Prevenção: o trabalho começa antes do atraso

Boa parte da prevenção começa no primeiro contato. Sempre que possível, explique como funciona o processo de cobrança. Use modelos de comunicação para não esquecer de nada relevante.

• Envie lembretes automáticos: Seja por e-mail, mensagem ou aplicativo. Isso evita desculpas do tipo “achei que já tinha pago”.
• Confirme o recebimento dos documentos: Saber que o cliente “pegou” o laudo só depois de pagar faz diferença.
• Cobre de forma escalonada: Primeiro uma mensagem amistosa, depois aumenta a formalidade gradualmente, conforme demora mais.

Se o cliente atrasar, mantenha o registro de todas as comunicações. Isso será útil se o caso evoluir, infelizmente, para cobrança judicial.

Gentileza na cobrança pode minimizar desgastes, mas não garante recebimento.

Quando nada adianta: cobrança judicial

Não é o cenário desejado, e quase todo perito já pensou duas vezes antes de levar à Justiça. O processo é demorado, às vezes custoso. Por isso, é usado como último recurso.

Se for inevitável, tenha tudo documentado: conversas, contratos assinados, notas fiscais, comprovantes de envio e recebimento. O juiz valoriza o histórico.

Deixo um alerta: nem todo valor será recuperado, mesmo que a sentença seja favorável. Mas, para casos repetidos, é preciso sinalizar que a inadimplência não será ignorada. Aos poucos, a relação com clientes sobre contratos e pagamentos tende a amadurecer.

Gestão da equipe e cultura interna

O controle da inadimplência passa também pela equipe. Se as tarefas são divididas, é preciso treinar continuamente quem faz a cobrança. Gente preparada lida melhor com objeções (e desculpas) dos clientes.

A construção de uma cultura interna de responsabilidade financeira ajuda a identificar atrasos rapidamente. Para quem atua com equipes ou deseja estruturar melhor os processos, recomendo o guia sobre gestão eficaz de equipes de peritos, que traz caminhos interessantes.

Automação: sua aliada real

Automatizar envio de cobranças, geração de boletos e até o acompanhamento do fluxo financeiro reduz o risco de esquecimentos. Com o tempo, o próprio cliente se habitua às notificações e paga por inércia — quase como o débito automático do banco.

Para quem deseja agilizar a rotina do perito com automatização, recomendo conhecer as vantagens detalhadas neste artigo específico.

O que é repetitivo deve ser automatizado.

Aqui entra uma breve confissão: já perdi prazos de cobrança. Não por falta de vontade, mas por excesso de tarefas manuais. Só percebi a diferença quando comecei a automatizar o básico e focar no que realmente precisava da minha atenção.

Monitoramento constante e ajustes

Não existe receita única. Às vezes, mesmo com tudo funcionando, um contratante escapa. O segredo está em monitorar de perto: planilhas, relatórios de inadimplência, indicadores financeiros. Reveja o sistema de cobrança deixando espaço para ajustes.

• Analise causas comuns dos atrasos
• Atualize o padrão do contrato com base nos problemas mais recorrentes
• Troque experiências com outros peritos — às vezes, um detalhe muda tudo

Para quem quer maximizar o potencial em perícias e adotar estratégias modernas, a leitura deste conteúdo sobre estratégias de gestão para peritos é interessante.

Considerações finais

Reduzir inadimplência em contratos de perícia técnica não depende de mágica ou soluções mirabolantes. Depende de disciplina, atenção aos detalhes e, principalmente, de não esperar o problema crescer. Contratos claros, comunicação direta, métodos de cobrança alinhados e o uso inteligente de automação deixam tudo menos pesado.

Prevenir custa menos que correr atrás.

No fim, o controle acontece aos poucos, com pequenos ajustes — e uma dose de paciência. Cada perito encontra seu próprio equilíbrio. O mais importante é não abrir mão do que é seu por medo de perder um cliente ou, pior, de criar um conflito. Cobrar com respeito não é afronta, é direito.