Já pensou na quantidade de dados pessoais que peritos manipulam em cada caso? Relatórios, fotos, laudos, gravações… Cada informação é sensível. E, talvez mais relevante hoje, cada informação está sob o olhar da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Organizar esses arquivos digitais deixou de ser apenas uma boa prática; agora, é também uma obrigação legal. Mas será que é mesmo tão complexo quanto parece?

Nem sempre. E às vezes, pequenas mudanças fazem toda a diferença.

“Organização digital começa antes do arquivo nascer.”

Compreendendo o contexto da LGPD na perícia

Antes de qualquer planilha ou pasta virtual, vale entender: por que tanta preocupação? A LGPD protege os dados pessoais de cidadãos brasileiros. Ela exige que qualquer informação capaz de identificar uma pessoa — CPF, endereço, fotos, gravações, laudos médicos ou contábeis — seja tratada com máxima atenção.

Na perícia, lidar com esses dados é inevitável. E é exatamente aí que mora o desafio: garantir que estejam seguros, de modo organizado, e que o acesso seja controlado em todas as etapas do trabalho.

Primeiros passos antes da organização

Parece estranho, mas organizar arquivos digitais não começa na parte digital. O segredo está no processo. E, talvez, um pouco na mentalidade.

• Planeje como os dados serão obtidos e armazenados assim que o trabalho chega.
• Defina quem terá acesso ao quê durante o projeto.
• Identifique dados sensíveis ainda no recebimento. Isso evita perder tempo depois tentando separar o que é confidencial do que não é.

Algumas pessoas preferem anotar tudo em papel antes de digitalizar. Outras já começam digitalizando imediatamente. Não existe fórmula única — o que importa é que todo arquivo digital seja registrado com contexto: de onde veio, para onde vai, quem pode ver.

Padrões e estruturação de pastas

Já cansou de procurar aquele relatório antigo no meio de dezenas de pastas sem padrão? Eu também. E quase todo perito já passou por isso. Por isso, criar uma estrutura consistente para nomes de arquivos e pastas é um passo decisivo.

1. Use um padrão para denominação: Inclua nome do processo, tipo do documento, data, e talvez uma palavra-chave. Exemplo: 2024-06-19_PROC1234_relatório_técnico.pdf
2. Estruture em ordem lógica: Sugestão — cliente → processo → tipo de documento → versões.
3. Evite informações desnecessárias nos nomes para não expor dados sensíveis.

“Arquivo perdido é tempo perdido. E risco dobrado.”

Controle de acesso e rastreabilidade

Não basta só organizar visualmente. É preciso garantir que cada arquivo (especialmente os que contêm dados pessoais) esteja protegido contra acessos indevidos. Uma rotina que causa arrepios é usar drives compartilhados sem restrição… Mas acontece bastante.

• Defina níveis de acesso: Só as pessoas envolvidas diretamente no processo devem visualizar determinados arquivos.
• Registre quem acessou: Plataformas digitais permitem rastrear acessos e alterações — use este recurso sempre que possível.
• Evite envio por e-mail quando possível: Prefira links protegidos, ou áreas restritas dentro de ferramentas seguras.

Ah, e claro: trocou quem vai atuar no projeto? Atualize a permissão imediatamente. Não deixe arquivos soltos na rede… Isso pode ser um convite para problemas.

Backups e armazenamento seguro

Você já perdeu um arquivo porque esqueceu de fazer backup? Não é tão raro. E, em perícia, a consequência pode ser grave, tanto para o processo judicial quanto para a LGPD. Portanto, defina uma rotina de backups frequentes e automáticos.

1. Use pelo menos dois locais de armazenamento separados: nuvem e físico (um HD externo seguro, por exemplo).
2. Cifre (proteja por senha ou criptografia) os backups, especialmente os que contêm dados sensíveis. Veja como a criptografia e assinatura digital impactam o direito digital e a proteção de arquivos periciais.
3. Revise sua política de backup regularmente: arquivos antigos e não mais necessários devem ser descartados com segurança, sempre seguindo o ciclo de retenção definido em contrato ou pela lei.

Confesso: por preguiça ou esquecimento, às vezes deixei versões desatualizadas no HD. Ao reler hoje, penso no risco. Uma rotina bem feita, com automação, minimiza bastante esse tipo de erro.

Os documentos e seus ciclos de vida

Pouca gente pensa nisso, mas todo arquivo nasce, cresce, e, um dia, precisa ser descartado. O ciclo de vida do documento é um conceito básico, mas poderoso.

• Criação: quando o arquivo entra no sistema.
• Classificação: identificar o tipo de dado (pessoal, sensível, público).
• Armazenamento: guardá-lo com a proteção adequada e no local certo.
• Uso: consulta, edição, pesquisa.
• Compartilhamento: envio seguro, só se necessário para a perícia.
• Descarte: exclusão definitiva, quando permitido.

Mesmo quem prefere ter tudo “debaixo da mão” precisa aceitar: guardar documentos sem fim gera acúmulo de risco. Seguir o ciclo de vida protege, organiza — e, no fundo, dá paz.

Documentação e auditoria

Sempre surge aquela dúvida: “Como provar que meus arquivos estavam em segurança?” Uma trilha de auditoria simples resolve. Não é burocracia desnecessária; é só uma documentação básica, dizendo quem acessou, quando e por quê.

• Armazene logs de acesso por um tempo definido.
• Mantenha registros de alterações, inclusive exclusões.
• Tenha um pequeno manual (mesmo que informal), para explicar a quem chega depois como é a estrutura dos arquivos.

Se alguém pedir esclarecimentos — seja o juiz, a parte ou a autoridade reguladora —, a resposta precisa estar à mão. Transparência é meio caminho andado para evitar surpresas.

Ferramentas digitais: escolha bem

O mercado oferece infinitas opções, mas, se não tomar cuidado, vira uma colcha de retalhos. Sistemas sem integração, arquivos espalhados por e-mails, Google Drive, WhatsApp… No fim, nada se conecta. O ideal é centralizar onde possível e padronizar a rotina.

• Prefira sistemas com controle de acesso e backup automático.
• Dê preferência a formatos universais (PDF, XLSX) e, quando possível, a formularios digitais já integrados a rotinas periciais.
• Evite misturar documentos pessoais em contas corporativas.

Processos automatizados e controles internos

Sim, automatizar certas etapas realmente ajuda a não esquecer de nada. Exemplos? Backup programado. Expiração automática do acesso. Alertas para descarte após prazo legal. Existem soluções voltadas a processos de perícia que já oferecem esses controles de bandeja. Se quiser conhecer formas de otimizar a organização interna de arquivos de perícia contábil, há materiais interessantes disponíveis.

E não há problema em começar aos poucos, ajustando à realidade do seu trabalho. Talvez hoje baste ajustar o padrão de nomes; amanhã, migrar arquivos antigos para pastas mais seguras.

Cuidados com documentos eletrônicos e autenticidade

Em perícia digital, garantir a autenticidade dos arquivos é parte do processo. Técnicas como marcação de tempo, registro de criação e hash digital ajudam a proteger a integridade do documento. Quer saber mais sobre procedimentos específicos? Veja um conteúdo sobre como validar e proteger documentos eletrônicos em perícia digital.

Inclusive, perícias ambientais e digitais possuem rotinas próprias de digitalização, versionamento, e fluxo de trabalho, que podem ser adaptados para outros tipos de laudo. Para ver um fluxo digital típico, há um bom exemplo disponível sobre trabalho digital em perícias ambientais.

O que nunca esquecer

No fim, a organização dos arquivos digitais para compliance LGPD depende, acima de tudo, de uma sequência de escolhas conscientes. Às vezes repetitivas, um pouco cansativas — mas que reduzem riscos e criam confiança em todas as etapas do trabalho pericial.

“Organização não é perfeição. É rotina com propósito.”

E se errar, e algum arquivo se perder, ou acesso indevido acontecer, reconheça, corrija rápido. Talvez não existam soluções mágicas, mas cada rotina simples, cada cuidado, aproxima o perito de um trabalho mais seguro, transparente e em sintonia com a lei.