Por que auditar processos internos em empresas periciais?

Nada mais desconfortável do que sentir que o controle das tarefas está escorrendo pelas mãos. Processos soltos, papéis voando, controles improvisados. Esse cenário, comum em muitas empresas periciais, muitas vezes gera ansiedade silenciosa. E quando algo dá errado, poucos sabem onde começou o erro.

Auditar é encontrar a clareza no meio do ruído.

O objetivo da auditoria interna não é apenas identificar falhas – afinal, todo sistema tem falhas, cedo ou tarde. A função é enxergar, evidenciar e propor caminhos melhores. Se você já teve dúvida sobre a próxima etapa de um processo ou se já perdeu um prazo importante, sabe que revisar rotinas faz sentido.

Preparando o terreno para a auditoria

Antes de iniciar, é importante entender: auditar não se resume a checklist automática. Existe gente envolvida, expectativas e talvez até apreensão. Por isso, o primeiro passo é a preparação adequada. Aqui vão alguns pontos práticos:

• Mapeamento dos processos existentes – não faça suposições sobre etapas, coloque tudo no papel (ou na tela!).
• Definição dos pontos de controle – onde estão as etapas críticas? São elas que precisam de maior atenção.
• Engajamento da equipe – converse, explique e tranquilize. Uma auditoria não é uma caça às bruxas.
• Organização dos documentos e evidências – contratos, laudos, e-mails, recibos. Facilita qualquer análise.

Com esse mínimo estruturado, a auditoria já nasce menos tensa, e pode andar de forma mais leve.

O passo a passo para auditar processos internos

Uma auditoria pode ser complexa ou simples, dependendo do número de processos, pessoas envolvidas e, claro, do tempo disponível. Abaixo, apresento o que se mostrou prático em diferentes contextos, mesmo que com algumas adaptações ao longo dos anos.

1. Levantamento dos fluxos reais

Por mais que manuais digam uma coisa, quase toda equipe cria atalhos e adaptações. O primeiro passo é mapear o que acontece na prática, e não apenas no papel. Fale com as pessoas, observe rotinas, acompanhe um caso do início ao fim.

A teoria é bonita, mas a realidade prefere atalhos.

2. Identificação de gargalos e riscos

Com o fluxo real em mãos, olhe para ele de maneira crítica:

• Onde acontecem atrasos recorrentes?
• Existem etapas duplicadas sem necessidade?
• A comunicação entre áreas é clara?
• Decisões ficam concentradas em poucas pessoas?

Alguns gargalos podem parecer pequenos. Outros, nem tanto. E o mais surpreendente: quase sempre, eles surgem por costume e não por necessidade.

3. Coleta de dados e evidências

Neste momento, é útil juntar registros de entrada e saída de tarefas, comprovantes de pagamentos de honorários, protocolos de entrega e envio de relatórios – tudo que prove o caminho percorrido pelas demandas.

O objetivo não é encontrar culpados, mas sim criar um retrato honesto do dia a dia.

Ferramentas para melhoria contínua podem ajudar muito na organização dessas informações.

4. Comparação com os padrões

Agora, compare o que deveria ser feito (segundo as normas internas e, claro, a legislação) com aquilo que realmente ocorre. Aqui, não raro, surgem as maiores surpresas. Às vezes, o que está no manual ficou ultrapassado. Ou só nunca foi seguido mesmo.

O manual nem sempre manda na rotina.

5. Análise dos impactos e consequências

Para cada diferença entre o padrão e a prática, avalie o que isso traz para a empresa: prazos perdidos? Riscos jurídicos? Desgaste com clientes? Ou, quem sabe, alguma vantagem, caso o atalho seja realmente bom.

Nessa etapa, é bom envolver gestores, clientes e até parceiros, buscando entender o que faz sentido manter e o que precisa mudar.

6. Propostas de melhorias e ajustes

Chegou a parte prática – sugerir mudanças. Talvez uma simplificação de etapas, delegação de tarefas, ou até atualização dos manuais de procedimento. Foque em mudanças possíveis e que, honestamente, tragam clareza ao processo.

Ao sugerir melhorias, pense em registrar cada ajuste, criando um histórico de evolução. Nada mais frustrante do que melhorar e esquecer depois como era antes. Muitos esquecem desse detalhe.

Executando e acompanhando as mudanças

Nada pior do que uma auditoria que para na sugestão. O real impacto está em mudar – nem que seja pouco, nem que seja lento. Use indicadores simples: quantidade de processos entregues no prazo, menor retrabalho, aumento no grau de satisfação da equipe.

• Defina prazos curtos para os primeiros ajustes.
• Compartilhe resultados de pequenas vitórias.
• Revise constantemente, sem esperar o próximo grande problema.

Ah, e claro, ouça quem vive a rotina. A pessoa que faz o trabalho sente, muitas vezes, antes de todos, quando uma mudança “engasga”.

Para mais ideias sobre como melhorar resultados de equipes periciais, este guia sobre estratégias de gestão para peritos traz sugestões práticas.

Desafios comuns e pequenas soluções

Não existe processo perfeito. Mesmo auditorias bem feitas podem encontrar barreiras inesperadas. Erros de comunicação, relutância à mudança, sistemas antigos e burocracia. É bem menos raro do que parece.

Maneiras de contornar resistências

• Conversas abertas – explique o porquê das mudanças, mostre ganhos para todos, reconheça as dificuldades.
• Apoio da liderança – gestores engajados ajudam, e muito, a quebrar resistências.
• Treinamento e tempo de adaptação – não espere que mudanças peguem do dia para a noite. Tocar o dia a dia exige paciência.

Falando nisso, vale olhar exemplos de empresas que investiram em práticas atuais de gestão para perícias e colheram frutos.

Dicas finais para manter a evolução

Não pense em auditoria como evento pontual, mas como comportamento. Pequenas revisões periódicas, conversas francas e indicadores visíveis ajudam a empresa pericial a não voltar aos velhos hábitos. Afinal, controles só funcionam se usados de fato, não só no discurso.

• Defina datas específicas para revisões rápidas – mensal ou trimestral já faz diferença.
• Documente tudo, inclusive erros e acertos. A memória pode falhar.
• Adapte controles conforme o volume de trabalho cresce ou diminui — não existe fórmula fixa.

Se tem dúvida por onde começar, comece pequeno. Escolha um só processo, revise, ajuste, e siga. Aos poucos, as mudanças somam.

Um passo de cada vez. O resto acompanha.

Quem quiser se aprofundar em métodos para aumentar o rendimento da equipe, este artigo sobre estratégias para otimizar a produtividade em perícias traz alguns atalhos interessantes. E para entender como implementar revisões frequentes de processos internos, recomendo também este conteúdo sobre eficiência operacional em empresas periciais.